Ya sea porque termináis el instituto, la carrera, o un curso online, llega el momento de tomaros ese merecido descanso después de tanto esfuerzo y horas dedicadas al estudio. Un viaje de fin de curso siempre es un sueño, pero puede convertirse fácilmente en pesadilla si no se prepara de la forma adecuada. Así que, si queréis llegar a buen puerto, aeropuerto, hotel, o parque de atracciones, lo mejor es seguir estas 10 ideas para organizar el perfecto viaje de fin de curso.
¿Por dónde empezar?
Todos tenéis muchas ganas de viajar, eso está claro, pero un viaje de estas características necesita mucha preparación y organización antes de poder disfrutar de las vacaciones. Así que tomad asiento para comenzar el viaje previo al viaje. El trayecto será largo y laborioso, pero no olvidéis que tiene el mejor destino posible.
El primer paso es hacer una reunión con todo el personal que va a asistir al viaje, alumnos, padres, profesores, y cualquier otro implicado en el mismo. Es una buena forma de generar contacto con el grupo, buen ambiente y positividad.
Organizar el viaje con antelación
No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Esa máxima que casi nunca aplicamos en nuestra vida cotidiana. Cuanto antes empecéis a hablar del tema, mayor control tendréis sobre cada una de las fases, y mayor capacidad de reacción ante posibles complicaciones que pudieran ocurrir.
Buscar ayuda de compañeros expertos organizando viajes de fin de curso
Antes que vosotros, otros compañeros tuvieron que organizar su viaje de fin de curso. Pedidles ayuda, la gente siempre está dispuesta a echar una mano al prójimo, aunque a veces no lo parezca. Su experiencia os servirá de mucho para seguir los pasos correctos y que el proceso resulte más sencillo.
Crear un comité organizativo
La única manera de organizar a un grupo de estas características, es crear un comité de pocos miembros que funcione como representante del conjunto. Basta con un pequeño grupo de entre 3 y 5 personas, que lleven a cabo las iniciativas y que sirvan como portavoces para tratar cualquier tema entre las autoridades académicas y los estudiantes.
Escoger una fecha para el viaje
Esta parte puede hacerse llegando a un consenso, o dejando que sea el centro de estudios quien habilite una determinada fecha. Lo mejor es aprovechar las fechas que cuentan como temporada baja si es que queréis ahorrar, aunque también habrá menos ambiente turístico en el destino.
¿Viaje cultural a Londres? ¿Playa y descanso en Mallorca?
Antes de que cada miembro del grupo comience a decir cuál es su destino soñado, y la pizarra se convierta en un mapamundi, conviene realizar una categorización de los objetivos que se persiguen al viajar. Es más fácil proponer motivaciones que destinos, así se podrán reducir las posibilidades teniendo en cuenta si la preferencia mayoritaria es salir de fiesta, visitar monumentos, descansar en la playa, o realizar actividades de aventura.
Solicitar distintos presupuestos
Un gran consejo es que os toméis un buen tiempo para solicitar presupuestos a varias agencias de viajes. Es una de las tareas más laboriosas, pero puede hacer que os ahorréis un buen pellizco si encontráis una agencia low cost, o si por casualidad dais con una que tenga ofertas o rebajas en los destinos que hayáis propuesto.
Ideas para recaudar dinero y reducir gastos
Un viaje de fin de curso implica un gasto económico importante que no todo el mundo se puede permitir. Para abaratar el coste total, habitualmente se recurre a ciertas vías que permiten recaudar dinero, como vender objetos promocionales del viaje, organizar fiestas o eventos con venta de entradas, realizar mercadillos con objetos de segunda mano, etc. Aquí la creatividad juega un papel importante, cuantas más cosas hagáis, mayor cantidad de dinero obtendréis.
Abrir una cuenta común en el banco
Tanto para ingresar el dinero recaudado en los eventos, como para comenzar a pagar el viaje, lo mejor es tener una cartilla común donde ver los movimientos monetarios del grupo, y llevar más fácilmente el seguimiento de las cuentas. Resulta de vital importancia sobre todo en casos de grupos muy numerosos.
Poner plazos y cumplirlos
Parece fácil de decir, pero lo cierto es que el tiempo corre sin descanso, y la mayoría de nosotros somos de esos que dejamos todo para el último momento, porque nos gusta el riesgo. Durante todo el proceso será mucha la documentación a manejar, datos, presupuestos, eventos… Cada cosa requiere que se dedique un tiempo, por eso es necesario marcar plazos en el calendario y que el tiempo no os pille, como suele decirse, “en bragas”.
Ahora que tenéis la maleta llena de ideas y consejos para enfrentaros a la organización de vuestro viaje de fin de curso, es el momento de empezar. Y no olvidéis sacar muchas fotos. ¿Os ha resultado útil esta información? ¿Qué punto es más complicado de realizar en grupo? Esperamos vuestros comentarios.